Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d)

Für unser Büro in Heidelberg suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d) mit dem Herz am rechten Fleck. In dieser vertrauensvollen Position bist Du direkt der Geschäftsführung mit ihrem vielfältigen Aufgabenbereich unterstellt und unterstützt im „Daily Business“. Neben der allgemeinen Assistenzarbeit erwartet Dich eine Vielzahl spannender Themen.

Deine Aufgaben

  • Du unterstützt die Gründer organisatorisch und administrativ im Daily Business.
  • Du bist unsere zentrale Anlaufstelle mit Überblick zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs.
  • Du bist erster Ansprechpartner für unsere externen Besucher, Dienstleister und unsere Mitarbeiter für Fragen rund ums Office.
  • Du betreust unsere Telefonzentrale, beantwortest E-Mails und leitest die Anfragen weiter.
  • Du unterstützt unser Team bei der Reisebuchung und Reisekostenabrechnung.
  • Du unterstützt bei administrativen Themen jeglicher Art.
  • Du erstellst und prüfst Rechnungen für unsere Mandanten und bist für die Erstellung von Auftragsschreiben in Word verantwortlich.
  • Du bist für die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, sowie der Vorbereitung von Arbeits- und Entscheidungsgrundlagen zuständig.
  • Du protokollierst Geschäftsführersitzung und andere Besprechungen.
  • Du übernimmst die Bearbeitung von Sonderaufgaben im Rahmen betrieblicher Erfordernisse.
  • Du sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf und hast immer ein offenes Ohr.

So bist Du

  • Du verfügst über eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich und bringst erste Berufserfahrung im Assistenzbereich und/ oder Office Management mit.
  • Du bist ein Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe, hast Freude am Umgang mit Menschen und arbeitest gerne in einem dynamischen Team.
  • Du bist fit im Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen und findest dich schnell in cloudbasierten Systemen zurecht.
  • Du bringst Flexibilität, Leistungsbereitschaft und Serviceorientierung mit und bist in der Lage, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten.
  • Du kannst vorrausschauend Denken und absolute Zuverlässigkeit und Diskretion sind dein Motto bei der Arbeit.
  • Du trittst stilsicher und souverän auf und bist sicher im Umgang mit Geschäftspartnern
  • Du zählst Teamgeist, Kreativität und freundlichen Umgang mit Menschen zu deinen Charaktereigenschaften.
  • Du behältst den Überblick, auch wenn es einmal turbulent zugeht.
  • Du hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift in Deutsch.
  • Dein Durchsetzungsvermögen und eine hohe Motivation runden dein Profil ab.

So sind wir

  • Wir bieten einen modernen Arbeitsplatz in einer sicheren Branche und bieten auch die Möglichkeit nach Absprache im Home-Office zu arbeiten.
  • Wir arbeiten in einem dynamischen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, in dem sich Eigenverantwortung und Teamgeist ergänzen und das durch eine offene Kommunikation geprägt ist.
  • Neben unseren Werten – Qualität, Innovation, Wertschätzung, Wachstum und Entwicklung – leben wir ein kollegiales und angenehmes Miteinander per „Du“.
  • Startup-Flair, viel Gestaltungsspielraum für Deine eigenen Ideen sowie fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten zeichnen uns aus.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!